Geef je kennis een boost!

Blijf elke dag leren, meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Hoe je beter wordt in het vragen en geven van feedback

Bijgewerkt: 3 sep 2019

Wij mensen doen het graag voor iedereen goed. We willen kwaliteit leveren en ervoor zorgen dat anderen de waarde van ons werk inzien en daar zelf ook waarde aan ervaren. We zijn bang voor negatieve reacties, en daarom laten veel mensen het vragen van feedback helaas nog steeds achterwege. Zonde, want het kan heel veel brengen. Hoewel het vragen van feedback bij Marlie Willems, Happy Customer Officer bij Treams, inmiddels in het systeem zit, was dit niet altijd het geval. Marlie vertelt hoe lastig het is om feedback te vragen, en hoe je dit beetje bij beetje je steeds meer eigen kan maken.


Graag goed willen doen

“Voordat ik bij Treams begon was ik het niet gewend om feedback te vragen aan mijn collega’s, of nóg moeilijker: aan externen. Je moet je kwetsbaar opstellen. En ik heb natuurlijk zelf een beeld bij wat goed is en wat niet. Maar als dit niet strookt met de ervaring en mening van anderen, kan dat hard aankomen. Het open stellen voor de mening van anderen vond ik lastig. Inmiddels heb ik geleerd; juist door feedback te vragen kan ik mijn werk nog beter doen.”


Het nut van feedback vragen aan collega’s

“Sinds ik bij Treams werk, zie ik pas écht het nut van feedback in. Maar daar moest ik wel enorm aan wennen. Feedback vragen is echt niet altijd makkelijk. Bij Treams werken we met kwartaal doelstellingen. Ieder kwartaal reflecteren we op het afgelopen kwartaal en feedback vragen is daarbij een vast onderdeel. Belangrijk daarbij is dat je niet alleen feedback vraagt aan je directe collega’s, ook de perspectieven van collega’s van andere afdelingen en vanuit andere expertises geven je veel inzicht. Dit maakt het vragen van feedback wel extra moeilijk maar uiteindelijk ook des te waardevol. Zo vroeg Marlie feedback aan haar collega’s van de salesafdeling. “Zij vertelden me dat ik af en toe in hun ogen iets te zakelijk kon zijn in mijn contact met externen. Zelf zag ik dat altijd als een positief punt; de inhoud bespreken en op die manier meerwaarde leveren. Mijn salescollega’s lieten me inzien dat er meerdere aspecten in de omgang met anderen belangrijk zijn. Door met hen over deze feedback in gesprek te gaan en om hulp te vragen, heb ik geleerd om ook op een ander niveau het contact met anderen aan te gaan. Dat is echt leuk om te zien!”


Focus op het proces in plaats van het resultaat

De reden dat het vragen van feedback in veel organisaties nog te weinig wordt gedaan is omdat het eng is om mee te starten. “Vanuit het verleden zijn we het niet gewend om feedback te vragen. De focus in het bedrijfsleven lag veel meer op het resultaat in plaats van het proces. Werd het resultaat behaald? Dan was alles in orde en sprak men er niet meer over. Tegenwoordig hebben we steeds meer behoefte aan erkenning en reflecteren we vaker op het proces. Hoe ben je tot het resultaat gekomen? Welke acties heb je ondernomen en wat was je houding in heel het proces? Daarin heeft feedback een waardevolle rol.”


De eerste keer feedback vragen

“De eerste keer dat ik feedback moest vragen bij Treams werkte ik er nog niet lang. Ik heb toen aan een van mijn collega’s gevraagd hoe ik dat het beste aan kon pakken. Het is fijn om een praktijkvoorbeeld te hebben en hulp te krijgen over hoe je de juiste vragen kan stellen. De belangrijkste tip die ik hierbij kreeg was om specifiek te zijn in wat ik wilde weten. Ben je dit niet, dan kan de ander jou ook geen concrete feedback geven. Daarnaast heeft het mij geholpen om bij de eerste keer vragen van feedback te starten met één of twee vragen waar je al eerder feedback over hebt gekregen. Zo begin je met feedback vragen op een vertrouwde en veilige manier, is het antwoord niet volledig een verrassing en kan je wennen aan het idee van feedback vragen. En dat bouw je steeds verder uit; specifiekere vragen aan meer verschillende personen. Zelfs je grootste criticaster.” vertelt Marlie. Na een tijdje merkte zij dat anderen echt de moeite doen om feedback te geven die jou te helpt om beter te worden. “Dat gaf uiteindelijk het vertrouwen om ook over de gegeven feedback het gesprek aan te gaan. Tegenwoordig voelt het zo vertrouwd dat ik er niet eens meer aan twijfel om feedback te vragen, zelfs niet aan klanten. Ik stel dan ook specifieke vragen die passen bij mijn doelen en waar ik op dat moment mee bezig ben. Daarbij geef ik aan dat ze kritisch mogen zijn. Met alleen maar positieve feedback en complimenten help je me niet echt verder.”


Goede vragen stellen

“Tijdens dit proces heb ik ervaren dat het heel lastig is om goede vragen te stellen. Het proces waar je doorheen gaat en waar je feedback op wil is voor jouzelf heel duidelijk, maar dat hoeft voor de ander niet zo te zijn. Die ziet alleen wat hem/haar opvalt vanuit zijn/haar referentiekader. Kan jij niet specifiek genoeg aangeven wat je aan het leren bent en welke stappen je al hebt gemaakt, dan kunnen zij ook niet specifiek aangeven wat zij daarvan vinden.” Het advies van Marlie is dan ook om klein te beginnen en later groter uit te bouwen.


Feedback vragen via een online tool

“Het vragen van feedback doen we bij Treams standaard via onze eigen online feedbacktool. Heel makkelijk, vind ik. Het is een stuk sneller. Daarnaast staan er in de tool van Treams heel veel verschillende voorbeeldvragen die je helpen bij het stellen van de juiste vraag. Ook kan je aan meerdere mensen tegelijk feedback vragen waardoor je een breder beeld krijgt. Voor mij is het de ideale combinatie om eerst online feedback te vragen en daarna offline het gesprek daarover aangaan. De kracht van online is dat je goed na kan denken over wat je wil vragen en het gemakkelijker is om eerlijk te zijn. De angst en ongemakkelijkheid van een directe reactie in één op één gesprek wordt iets verzacht. Al moet je natuurlijk altijd het gesprek over de feedback aangaan. Een ander groot voordeel van de tooling is dat je gevraagde en gegeven feedback wordt opgeslagen. Daarnaast kan je terugkijken op de feedback die je in het verleden hebt gegeven en ontvangen. Het is heel grappig om te zien hoe ik een jaar geleden feedback vroeg, en hoe ik dat nu doe. Je ziet echt dat je daarin een ontwikkeling doormaakt.”


Voor organisaties

Het advies van Marlie voor organisaties die hier nog niet mee bezig zijn: “Begin met een goede uitleg van waarom je met feedback aan de slag wilt gaan. Wat versta je onder feedback en wat vind je daarin belangrijk? Neem medewerkers mee in het gehele proces. Er zijn natuurlijk een hele hoop manieren en verschillende methodes over hoe je dit moet doen, maar het belangrijkste is dat je afspraken maakt over hoe je met elkaar omgaat. Begin daarbij klein. Doe het eerst binnen je eigen team en bouw het vragen van feedback daarna uit naar andere teams en uiteindelijk ook naar externen. De klant is namelijk degene waar je het allemaal voor doet. Je hebt zelf wel het idee of je het allemaal goed doet, en jouw collega’s kunnen je dat ook wel vertellen, maar het is heel fijn om van de klant te horen of dat daadwerkelijk zo is en hoe zij die dingen ervaren. Ook geef je klanten het gevoel dat ze gehoord worden.”


“Aan het begin is het dan ook belangrijk dat je medewerkers helpt om aan de slag te gaan. Laat ze bijvoorbeeld op vaste momenten feedback vragen. Bijvoorbeeld na afronding van een project. Of laat ze feedback vragen op basis van de kernwaarden van jullie organisatie. Geef ze daarbij handvatten en voorbeeldvragen die zij kunnen gebruiken. Zo zijn de kaders voor medewerkers veel duidelijker en werk je samen naar een duidelijk doel.” Een laatste tip van Marlie: “Vergeet niet om het ook leuk te maken. Veel mensen associëren het met iets engs en negatiefs, maar het kan juist heel leuk zijn. Door bijvoorbeeld spelelementen toe te voegen aan het geven van feedback maak je het minder zwaar en dus ook laagdrempeliger.”



Organisaties die werken met Treams:


Groei is voor iedereen, dat is waar we bij Treams in geloven. Het levert ruimte, energie, creativiteit en plezier op voor mensen, teams en organisaties. In een groeiende organisatie ontstaat er ruimte voor medewerkers om te groeien en te ontwikkelen. Leer meer over Treams...

Wil je ook niets missen?

  • LinkedIn - White Circle

Benieuwd hoe onze tool eruit ziet?