Er is veel gaande in de wereld van feedback. Constructieve feedback wordt tegenwoordig zelfs vaak gezien als dé manier om als organisatie te blijven innoveren, teamwork te verbeteren en medewerkers optimaal te laten presteren. Niet gek dat steeds meer bedrijven er ‘iets’ mee willen doen. Het geven van constructieve feedback is een van de beste manieren om productiviteit te verhogen. Maar ondanks al die positieve punten, kan het erg ongemakkelijk zijn om feedback te geven. Een vak apart. Om je een handje te helpen hebben we 10 belangrijkste dingen die je juist niet moet doen bij het geven van feedback voor je opgesomd:
1. Geen feedback geven
De eerste regel is meteen de meest belangrijkste. Veel mensen ontwijken feedback liever, ook constructieve feedback. Echter zorgt het negeren van problemen er vaak niet voor dat ze verdwijnen. En dus moet je er op een bepaald punt toch aan geloven om (constructieve) feedback te geven. Kies het juiste moment om feedback te geven, maar wacht er niet te lang mee. Zorg ervoor dat het niet als mosterd na de maaltijd komt, maar neem er wel voldoende tijd voor. Onze tip: hoe eng het ook is, doe het gewoon. Het achterwege laten van feedback maakt het vaak alleen maar erger. Begin, om het jezelf makkelijk te maken, eerst met het vragen van feedback of het geven van een compliment.
2. Feedback geven vanuit boosheid
Feedback geven in het moment: top! Maar zorg ervoor dat je emoties niet de overhand gaan spelen. Een voorbeeld: een collega heeft een presentatie gegeven en dit liep helemaal uit de hand. Ten eerste was ze te laat, waarna ze ook nog de helft van de presentatie vergat. Vanbinnen kook je van boosheid. En waarschijnlijk heeft je collega ook niet zijn/haar beste dag. En ja, het is goed om hier op terug te komen, maar dit heeft totaal geen nut wanneer er boosheid in het spel is. Loop even een rondje, laat de boosheid zakken, denk goed na over wat je gaat zeggen en stap dan op de ander af. Door je goed voor te bereiden kan je je emoties beter in de hand houden.
E-book: Feedback
Wil jij aan de slag met feedback? In dit e-book geven we je inspiratie, handvatten en tips&tricks om ook van jou een feedbackpro te maken.
3. Negatieve feedback geven in het openbaar geven
Niemand vindt het leuk om het openbaar vernederd te worden. Snelle feedback om iemand te corrigeren of verder te helpen is natuurlijk prima, maar wil je constructieve feedback geven over een groot, belangrijk punt? Dan is het wel zo fijn om dit privé te doen, een stuk minder pijnlijk. Je doel van constructieve feedback is namelijk om te verbeteren, niet om dingen slechter te maken.
4. Alleen negatieve feedback geven
Niet alleen het benoemen van verbeterpunten is constructieve feedback. Feedback kan ook positief zijn. Het blijk namelijk dat negatieve feedback vaker wordt onthouden dan positieve feedback. Onderzoek wijst uit dat 65% van de werknemers het afgelopen jaar géén erkenning heeft ontvangen. Schokkend! Geef je je medewerkers of collega’s alleen feedback op momenten dat zij het niet goed doen? Dan hebben zij het idee dat ze niet gewaardeerd worden en zullen zij zichzelf niet snel verbeteren. Daarnaast is het doel van constructieve feedback om elkaar beter te maken en te ondersteunen in het proces van groei. Gebruik je die insteek? Dan bouw je aan een veilige en vertrouwde relatie met elkaar.
5. Alle feedback bewaren tot het voortgangs- of beoordelingsgesprek
Laat medewerkers of collega’s het hele jaar door weten hoe zij ervoor staan, wat beter kan en wat juist goed gaat. Het heeft geen nut om hiermee te wachten tot het voortgangs- of beoordelingsgesprek. Hoe eerder de medewerker er weet van heeft, hoe eerder hij/zij ernaar kan handelen.
6. Het gesprek ontwijken
Constructieve feedback is een krachtig middel om teamwork te verbeteren en persoonlijke groei te stimuleren. Echter kan het zijn impact verliezen wanneer je geen follow-up geeft aan de feedback. Via een mobiele app als Treams kan je heel gemakkelijk feedback versturen of feedback vragen. Het maakt het laagdrempelig en makkelijker, maar uiteindelijk is het belangrijk om ‘live’ het gesprek aan te gaan om verder in te gaan op de inhoud. Een tool is slechts een middel. Uiteindelijk is het hogere doel om toe te werken naar een open en positieve feedbackcultuur.
7. Geen toelichting geven
Bijvoorbeeld: ‘top gedaan!’, ‘de presentatie was niet zo goed’. De ontvanger kan niets met feedback die niet concreet en specifiek is. Wat is top gedaan? Wat was er niet goed aan de presentatie? Feedback zonder toelichting zorgt ervoor dat mensen hulpeloos worden en niet weten wat zij kunnen veranderen om beter te worden. Wil je iemand echt beter maken? Laat dan weten wat hij/zij kan verbeteren en hoe hij/zij dit kan doen. Gebruik daarbij concrete, recente voorbeelden zodat de ander in het vervolg weet wat hij/zij anders moet doen.
8. Iedereen op dezelfde manier feedback geven
Het is een natuurlijke reactie om mensen feedback te geven op de manier waarop jij zelf graag feedback zou willen ontvangen. Echter werkt dit niet voor iedereen op dezelfde manier. Constructieve feedback is geen one size fits all. Wat voor de ene persoonlijkheid wel werkt, kan voor de ander heel anders uitpakken. Leer je collega’s goed kennen en weet wat je wel en niet tegen de ander kan zeggen en op welke manier. Bekijk daarbij de situatie altijd vanuit het oogpunt van de ander. Waarom doet diegene wat hij/zij doet en waarom lukt het niet? Veiligheid en vertrouwen is daarbij cruciaal.
9. Voor anderen spreken
“Ik merk dat… en Pietje en Jantje vinden dat ook.” Dat is dus hoe het niet moet. Spreek de ander aan in de ik-vorm en betrek geen anderen. Dit zorgt ervoor dat het minder aanvallend is. Door vanuit de ik-vorm te spreken, spreek je voor jezelf en praat je over je eigen mening en gevoelens, welke (bijna) nooit fout kunnen zijn.
10. Niet nadenken over de feedback die je geeft.
Door feedback te geven via een app als Treams, heb je genoeg tijd om na te denken over wat je wil zeggen. Zie constructieve feedback schrijven als langzaam denken. Het is een vorm van aandacht voor elkaar om de tijd te nemen en de juiste woorden te vinden. Natuurlijk zijn er genoeg momenten dat je feedback face-to-face kan geven. Dan is het leuk om je compliment achteraf in de app te zetten zodat je collega het later nog eens terug kan lezen.