Logo Treams wit-04.png

Wrapping up

Om elke dag een beetje beter te worden is het goed om regelmatig terug te kijken, te leren van wat er gebeurd is en vooral ook vooruit te kijken hoe je het in de toekomst anders kan doen. Bij Treams doen we dit met behulp van een wrap-up; ieder kwartaal sluiten we de voorgaande periode op een informele manier gezamenlijk af. Met het team nemen we het afgelopen kwartaal door, bespreken de ontvangen feedback en inspireren en helpen elkaar. Het helpt om focus te houden op de lange termijn doelen en gezamenlijk  te evalueren of we nog de goede dingen doen en of we die ook goed doen. 

Voorbereiding: 

Om de waarde van de wrap-up te verhogen is het belangrijk om goed voor te bereiden. Structuur en een duidelijke agenda zorgen voor efficiëntie, maar geven ook de kaders van die meeting aan. Zo werken wij ieder kwartaal met een bepaald thema, gekoppeld aan de grootste uitdagingen voor dat kwartaal, dat steeds terugkomt in de wrap-up. 

Vast onderdeel is dat iedereen feedback uitvraagt aan collega’s over zijn/haar doelen van dat kwartaal en eventueel specifieke situaties die dat kwartaal centraal hebben gestaan. Ook bereid iedereen zelf een presentatie voor waarin het proces van het kwartaal wordt beschreven. De vorm is vrij, maar de vaste onderdelen komen terug; wat waren je doelen? Wat is het proces geweest en zijn de doelen behaald? Reflectie op houding, gedrag en acties. Vaak voegen we iets wat gekoppeld is aan het thema toe; bijvoorbeeld vul een persoonlijkheidstest in. Of maak samen met je team een bingokaart, maak een sprintbord die inzichtelijk maakt waaraan jullie samen werken en wat ieders rol daarin is, etc. 

 

Agenda wrap-up

  • Neem de tijd om met elkaar samen te komen. Start met een leuke oefening, een energizer om ‘in te checken’ en samen in de juiste vibe te komen.

  • Pak vervolgens de organisatiedoelen voor de lange termijn en de daaruit voortkomende doelen die je voor jezelf/team had gezet voor deze periode, erbij. Geef vervolgens ieder 10 minuten de tijd om zijn/haar voorbereiding te bespreken en 5 minuten voor feedback.

  • Sluit af met een review over de grootste learning uit de meeting. 

 

Tips: 

  • Zorg dat je niet afgeleid wordt. Boek de afspraak tijdig in agenda’s en zorg dat je tijdens de meeting niet gestoord wordt.

  • Na terugkijken, komt vooruit kijken. Zorg dat je ook een kick-off hebt met het team om vooruit te kijken en plannen voor de komende periode te maken. 

  • Maak er iets leuks van. Zie het ook als teambuilding; hoe beter je elkaar kent, des te beter je samenwerkt. 

  • Laat iedereen vrij in zijn/haar vorm van presenteren. Dit gaat de ene gemakkelijker af dan de andere. Daarnaast gaat het erom dat men progressie laat zien op zijn/haar niveau. 

  • Selecteer het juiste team; niet te groot, de kracht van een wrap-up is juist dat je met elkaar over het gekozen onderwerp de diepte in kunt gaan.