Stoppen met beoordelen: zo maak je het tot een succes!

De afgelopen jaren is er veel te doen over het onderwerp ‘beoordelen’ en de beoordelingsgesprekken. Veel organisaties werken (nog) met een traditionele jaarcyclus waarbij er eens per jaar een (eenrichtingsverkeer-)gesprek wordt gevoerd over hoe de medewerker heeft gepresteerd. Steeds meer organisaties hebben behoefte aan een nieuwe manier van beoordelen. In deze ‘nieuwe’ manier van beoordelen geef je medewerkers veel meer regie en maak je hen verantwoordelijk voor hun eigen groei en ontwikkeling. Dit wil niet zeggen dat er niet meer beoordeeld wordt, zeker niet! Maar wel op een andere manier! Namelijk niet meer één keer par jaar tijdens de beoordelingsgesprekken. Maar hoe dan wel?

Waarom de beoordelingsgesprekken afschaffen?

Beoordelen houdt vaak in dat je terugkijkt naar wat er allemaal fout gaan over een periode die geweest is, en waar je dus niets meer aan kan veranderen. Oordelen doen we vaak nog achteraf, tijdens het beoordelingsgesprek, en dan is het al te laat. Deze beoordelingsgesprekken zijn dan ook helemaal niet inspirerend voor groei en ontwikkeling. Daarnaast staat de traditionele HR-cyclus vaak los van de dagelijkse praktijk en is het totaal niet inspirerend. Medewerkers hebben geen verantwoordelijkheid en doelen worden opgelegd door de managers of zelfs door de organisatie. Er is een grote noodzaak om het anders te gaan doen. 

Redenen genoeg dat ‘het afschaffen van de beoordelingsgesprekken’ een onderwerp is waar je veel over leest en hoort. Moeten we de beoordelingsgesprekken echt af gaan schaffen? Nee! Moeten we het over een hele andere boeg gaan gooien? Ja! We blijven sturen op prestaties, gedrag en ontwikkeling, maar dan wel op een andere manier. Een manier die aansluit op de hedendaagse manier van werken. De managers blijven de koers bepalen, maar medewerkers zijn meer de lead geven over hun eigen ontwikkeling. De beoordelingsgesprekken vinden niet meer slechts één keer per jaar plaats, maar je bent continu met je medewerkers in gesprek over groei en ontwikkeling.

Dit alles vraagt om een nieuwe werkwijze. Echter is het niet eenvoudig om de switch te maken van een bestaande situatie naar een hele nieuwe werkwijze. Het afschaffen van de jaarlijkse beoordelingsgesprekken raakt iedere medewerker en kan dus nogal een verandering betekenen. Gelukkig is het in merendeel van de gevallen deze verandering bijzonder welkom. Juist omdat medewerkers zo ontzettend ontevreden zijn over de klassieke jaarcyclus met slechts één jaarlijks beoordelingsgesprek.

De gesprekken tussen medewerkers en managers noemen wij ook wel de hartslag van de organisatie: het is belangrijk dat deze gesprekken continu plaatsvinden. Enerzijds zodat de organisatie weet wat de medewerker nodig heeft in zijn/haar ontwikkeling en dagelijkse werk, anderzijds zodat de leidinggevende feedback krijgt van de medewerker over waar de organisatie beter, slimmer of succesvoller in kan zijn. Open in gesprek zijn over wat goed én fout gaat is de basis voor innovatie,samenwerking en groei. Hoe deze gesprekken worden vormgegeven is afhankelijk van het type organisatie dat jullie zijn. Er is wat ons betreft geen one size fits all. Sterker nog, vaak verschilt dit nog per medewerkersgroepen (operationeel, leidinggevend enz.)

Beoordeling schrijven; dat moet een medewerker zelf kunnen!

Medewerkers zijn te vaak gespannen voor het beoordelingsgesprek. Maar waarom eigenlijk? Een beoordelingsgesprek moet volgens ons een formeel moment zijn van herkenning en bevestiging. Verrassingen horen niet thuis in een beoordelingsgesprek. Wil je weten hoe je handen en voeten kunt geven aan het gedachtengoed om medewerkers zelf de beoordeling te laten schrijven? 

Welke verandering maak je door wanneer je overstapt naar een nieuwe beoordelingscyclus?

In de nieuwe manier van beoordelen wil je de mens centraal stellen. De volgende elementen zijn hierbij belangrijk:

1.

Van vaste beoordelingsgesprekken naar continue en betekenisvolle gesprekken

De continue dialoog is de sleutel tot de verandering naar een nieuwe beoordelingscyclus. Om als organisatie wendbaar te kunnen zijn is het belangrijk dat je continu in gesprek bent met medewerkers. De drie vaste gesprekken (beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken) per jaar komen daarmee ten einde. Voorheen draaide het bij de beoordelingsgesprekken vooral om eenrichtingsverkeer vanuit de leidinggevende, in de nieuwe manier van beoordelen gaan we uit van tweerichtingsverkeer in korte gesprekken die gaan over de ontwikkeling van de medewerker. Zo oordeel je niet meer achteraf en kan je eerder bijsturen wanneer iets mis gaat, of versterken wanneer iets goed gaat. Dus in plaats van één keer per jaar terug te blikken op het afgelopen jaar tijdens de beoordelingsgesprekken, ga je vaker het gesprek aan om de voortgang te monitoren. Tijdens deze continue gesprekken ga je geen lijstje af met kruisjes en vinkjes, maar ga je in gesprek over de ontwikkeling van de medewerker.

2.

Van lange termijn doelen naar korte termijn doelen

Het stellen van doelen werkt motiverend. Je wil er alles aan doen om dit doel te bereiken. Daarnaast geeft het stellen van doelen focus. Je weet waar je naartoe werkt en wat je moet doen om dit doel te bereiken. De valkuil binnen veel organisaties is dat zij aan het begin van het jaar doelen stellen die aan het eind van het jaar bereikt moeten zijn. Of deze bereikt zijn wordt dan beoordeeld in het beoordelingsgesprek. Maar weet jij in januari al precies wat jij in december bereikt wil hebben? Nee. In de nieuwe manier van beoordelen is het belangrijk om korte termijn doelen te stellen met een deadline. Bijvoorbeeld voor een periode van drie of zes maanden. Dit maakt het tastbaar. Laat medewerker zelf hun doelen opstellen op basis van de organisatiedoelstellingen. Zo zijn zij zelf verantwoordelijk maar draagt het wel bij aan het gezamenlijke doel.

3.

Van de focus leggen op dingen die fout gaan, naar de focus op wat succesvol is

Door medewerkers worden de jaarlijkse beoordelingsgesprekken ook wel eens gezien als ‘veroordelingsgesprekken’. Tijdens dit gesprek krijg je te horen wat er allemaal fout ging terwijl je daar vaak al lang niets meer aan kan doen. Door te focussen op talenten en medewerkers in hun kracht te zetten is de kans groter dat doelstellingen behaald worden. Wanneer je uitgaat van de sterke punten van medewerkers, leidt dit tot meer werkgeluk en beter presterende medewerkers. 

4.

Van terugkijken naar vooruitkijken en ontwikkelen

Je hebt geen invloed meer op dingen die in het verleden zijn gebeurd. Helaas werd er tijdens beoordelingsgesprekken toch vaak te lang stil gestaan bij wat in het verleden niet goed ging. Door stil te lang stil te staan bij je gemaakte fouten kom je in een negatieve spiraal waarin negatief gedrag wordt versterkt. Zo ontstaat er nooit een verandering. Kijk in plaats daarvan vooruit naar hoe je dit in de toekomst beter kan doen, wat er nodig is om daar te komen en te focussen op wat mogelijk is. Hou daarbij altijd de focus op je gestelde doelen, zo werk je altijd naar een inspirerend vooruitzicht. Praten over wat mis ging en wat niet meer mag gebeuren is daarmee verleden tijd.

5.

Van een eenzijdig proces naar een collectief proces

In de oude manier van werken wordt tijdens een beoordelingsgesprek uitgegaan van eenrichtingsverkeer vanuit de manager. Zijn/haar oordeel is dan ook bepalend en de medewerker heeft hier geen inbreng in. Dit is totaal niet motiverend. In de nieuwe manier van beoordelen gaan we veel meer uit van een collectief proces waarbij niet alleen de leidinggevende en de medewerker inbreng hebben, maar met behulp van 360 graden feedback ook collega’s of externen (zoals klanten of leveranciers). Zo wordt het plaatje veel meer compleet. 

Gratis masterclass: Stap voor stap naar een nieuwe HR-cyclus

Wist je dat 95% van de managers en 59% van de medewerkers ontevreden is over het huidige beoordelingssysteem van hun organisatie? Schokkend, vind je niet?! Dat moet anders! En daarom organiseren we een gratis masterclass waarin we je op weg helpen met de eerste stappen naar modern en ontwikkelingsgericht talentmanagement.

Materclass: stap voor stap naar een nieuwe HR-cyclus

Een nieuwe manier van beoordelen: hoe doe je dat?

Ik neem je graag stap voor stap mee naar een succesvol anternatief voor jullie beoordelingscyclus, toegespitst op jouw organisatie. In dit werkboek leggen we iedere stap verder uit en helpen we je met allerlei invuloefeningen, tips & tricks en inspiratie. 

1.

De strategie en koers van het bedrijf

Dit is een belangrijke stap op weg naar een succesvol alternatief voor beoordelen. Het is namelijk essentieel dat de plannen die je wil gaan maken in lijn zijn met waar de directie naartoe wil. Ga met de directie in gesprek en ontdek hoe jullie business eruit ziet over 3 tot 5 jaar. Wat je daarnaast ook scherp wil krijgen zijn de meest dringende uitdagingen op dit moment. Zo kun je zowel op korte termijn als op de langere termijn issues aanpakken. 

2.

De stip op de horizon

Als je weet wat de strategische doelen van het bedrijf zijn en wat de meest dringende uitdagingen zijn, kun je inzichtelijk maken waar jullie naartoe moeten gaan om de strategische doelen te behalen. Hoe ziet jullie cultuur er over drie tot vijf jaar uit, welke vaardigheden zijn dan sterk ontwikkeld en waarom winnen jullie van de concurrent? Hoe ziet de stip op de horizon eruit en wat is jullie Big Hairy Audacious Goal?

3.

De huidige situatie

Nu de stip op de horizon scherp is, gaan we de huidige situatie in kaart brengen. Hoe werken jullie op dit moment aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers? Het is belangrijk om alle activiteiten die op dit moment plaatsvinden in kaart te brengen om uiteindelijk de vraag ‘welke elementen uit de huidige cyclus werken wel en welke niet?’ te beantwoorden. 

4.

Pijn ophalen bij de doelgroep

Het is essentieel om te ontdekken waar op dit moment de onvrede zit over de gesprekscyclus. Er is maar één manier om daar achter te komen: ga in gesprek met medewerkers en leidinggevenden. Vraag hen waar ze tegenaan lopen en waarom dit zo vervelend is. Vraag vervolgens ook wat er goed gaat en wat ze als prettig ervaren.

5.

Schets de huidige situatie

Je hebt nu al best wel wat informatie opgehaald. Je weet hoe jullie op dit moment werken en je weet waar de medewerkers en leidinggevenden tegenaan lopen. Zet dit op een rijtje en maak het beknopt inzichtelijk. Zo kan je het eenvoudig presenteren aan alle stakeholders die je later in dit traject tegenkomt.

6.

De GAP

Tijd om de GAP te bepalen tussen de huidige en gewenste situatie. Je hebt de huidige situatie in de vorige stap mooi op één A4 weergegeven. Ook heb je het doel waar je naartoe wil bepaald. Het is nu belangrijk om te kijken waar het gat zit. Waar staan medewerkers nu, en waar kunnen of willen zij naartoe? In stap 6 van ons werkboek ‘stoppen met beoordelen’ geven we je uitleg en vragen die je hierbij helpen. 

7.

Het implementatieplan

Als eerste ga je bepalen wat de prioriteiten zijn. Op basis van voorgaande stappen kan je aan de slag met het maken van een plan. Focus in eerste instantie op de problemen die je op korte termijn kan oplossen. Op de lange termijn ga je terugwerken vanuit de stip op de horizon. Daarbij is het fijn om het op te splitsen in kleine stukjes. 

8.

Borging

Je hebt inmiddels stap voor stap uitgewerkt hoe je jouw stip op de horizon gaat behalen. Het is belangrijk dat je niet alleen nadenkt over de introductie van de werkwijze, maar vooral ook hoe je dit gaat borgen en zorgen dat het leidt tot een duurzame verandering. In de online tool van Treams leg je de gehele gesprekscyclus vast. Lees hier waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste tooling.

Webinar: stoppen met beoordelen, in 8 stappen naar een passend alternatief

Webinar: stoppen met beoordelen

In dit webinar helpen wij je op weg met de eerste stappen naar een alternatief voor de beoordelingscyclus, Een webinar vol inspirerende klantcases, tips en tricks waar je direct mee aan de slag kan

Hoe krijg je medewerkers mee in deze verandering?

Een verandering is moeilijk en brengt altijd weerstand met zich mee. Onderschat dit niet en verwacht zeker niet dat medewerkers vanaf dag één gaan doen wat jij van ze vraagt. Het activeren is daarom enorm belangrijk in dit proces. We nemen je graag mee in de wereld van weerstand.

Waarom vertonen mensen weerstand?
Weerstand is gezond. Het is een oerinstinkt dat we van vroeger mee hebben gekregen. Bijvoorbeeld van ouders die verwachtingen had waar je niet aan kon voldoen of omdat er in het onderwijs of de sport dingen van je gevraagd waren die je niet wilde of niet kon. Daarnaast vinden wij, mensen, het vaak nogal lastig om ‘nee’ te zeggen. De combinatie van deze verwachtingen en  geen ‘nee’ durven zeggen zorgt ervoor dat we ons moeten beschermen, anders raak je jezelf kwijt. We zijn op onze hoede en dat systeem gaat bij een verandering ‘automatisch’ weer aan. Als een reflex dat eigenlijk niet meer functioneel is, maar nog wel in je zit. En daar kan je niets aan doen.

Bij sommige mensen is de weerstand enorm. Zo groot, dat het zelfs anderen kan beïnvloeden. Dit zorgt ervoor dat het knopje ‘weerstand’ bij die anderen ook aan gaat. Bijvoorbeeld:  je hebt een heel goed idee waarmee je bedrijf veel geld kan besparen. De directeur is enthousiast, maar het kan andere collega’s hun baan kosten. Zij zullen niet positief reageren. Doordat zij in de weerstand schieten, schiet je zelf ook in de verdediging en je gaat gedrag vertonen dat daarbij hoort: overtuigen, verdedigen of misschien zelfs manipuleren. Zo werkt het in de dierenwereld bijvoorbeeld ook. Wanneer een dier zich bedreigd voelt en daar een signaal van afgeeft, dan zijn alle andere dieren meteen alert en staan alle alarmbellen op rood. En zo is er in één klap van een mug een olifant gemaakt.

Hoe ga je hiermee om?
De meest eenvoudige manier om hiermee om te gaan is om het gevoel van dreiging of het gevaar weg te nemen. Dat doe je het makkelijkst door vragen te stellen en goed te luisteren. Vraag bijvoorbeeld wat hem/haar tegenhoudt, waar hij/zij dreiging ziet, wat het ingewikkeld maakt en waar hij/zij tegenop ziet. Vraag door tot je alles boven tafel hebt. Vat samen wat je hebt gehoord, herhaal het en vraag om bevestiging. Hou er daarbij wel rekening mee dat er grenzen zijn aan wat wel of niet veranderd kan worden en vertel dat ook tegen de ander. Heb je bijvoorbeeld een nieuwe tooling aangeschaft, dan wordt die niet meteen bij het grof vuil gezet wanneer één medewerker hier niet mee wil werken. Probeer uiteindelijk van je grootste tegenstanders je grootste ambassadeurs te maken. 

 

Tips om medewerkers mee te krijgen in de verandering:

1.

Maak er een gewoonte van

Het liefst wil je dat medewerkers continu bezig zijn met hun groei en ontwikkeling. Maar door de waan van de dag wordt dit vaak vergeten. Het moet een gewoonte worden voor medewerkers en managers. Eén van onze klanten ging een tijd geleden op zoek naar een handeling die dagelijks door bijna iedereen werd gedaan. Een moment wanneer medewerkers toch al even afgeleid zijn van hun werk. Zij besloten om ontwikkeling te koppelen aan het eten van een stuk fruit. Dit introduceerde zij binnen de organisatie door middel van een campagne (denk aan posters op de toiletten en bij het koffieautomaat) en zo werd het eten van een stuk fruit binnen de kortste keren geassocieerd met je persoonlijke ontwikkeling. Hoe makkelijk kan het zijn?

2.

Start bij de managers

Een goed voorbeeld doet volgen. Zo geldt dat ook voor het stellen van doelen en het vragen van feedback. Begin bij de managers en bouw het via hen uit naar de rest van de organisatie. Train de managers in hoe en hoe vaak zij bezig moeten zijn met groei en ontwikkeling en geef ze daarna daadwerkelijk de opdracht om dit uit te voeren. Zo gaat dat balletje vanzelf rollen. Het werkt namelijk enorm aanstekelijk!

3.

Games

Games zijn een makkelijke manier om gedragsverandering te bewerkstelligen. Dit komt omdat in de meeste spellen een competitie-element zit waarbij je beloond wordt voor goed gedrag. En doordat je beloond wordt, blijf je terugkomen. Dit werkt hetzelfde op de werkvloer. Maak er dus een spelletje van. Let er daarbij wel op dat er een duidelijk doel aanwezig is. Zo weet de medewerker wat hem/haar te doen staat en geeft het de kans om prestaties te verbeteren en successen te vieren. Daarnaast is een passende beloning belangrijk. Pas deze aan aan de doelgroep en de omstandigheden. Wie echt graag iets wil, zal er hard voor werken.

4.

De kracht van herhaling

Verwacht niet dat medewerkers de nieuwe manier van werken direct omarmen nadat je ze één keer hebt verteld wat ze te doen staat. Om deze werkwijze eigen te maken is het belangrijk dat je medewerker regelmatig herinnerd. Dit kan op een heel makkelijke manier door posters op te hangen of het ze te vertellen in de gesprekken die je met elkaar hebt. De software van Treams stuurt herinneringen naar de medewerkers wanneer het weer tijd is om actie te ondernemen (bijvoorbeeld je doelen te updaten of feedback te vragen).

5.

Begin klein en bouw het groots uit

Zoals we eerder al zeiden krijg je bij het invoeren van een verandering ongetwijfeld te maken met weerstand. En dat is gezond. Om hiermee om te kunnen gaan is het belangrijk dat je klein begint zodat je het later groots uit kan bouwen. Zo voelt het voor medewerkers nooit als een mega grote verandering. Begin bijvoorbeeld met het geven van complimenten, bouw dit later uit naar het vragen van feedback en uiteindelijk naar het uitsturen van een 360 graden feedback vragenlijst.

Hoe kan een tool je helpen bij deze verandering?

Voor de jongere generatie is het een absolute must om het proces van groei en ontwikkeling te ondersteunen met de juiste (online) tools. Zo kan je in een tool als Treams de gehele gesprekscyclus vastleggen, doelen stellen die als leidraad dienen voor het beoordelingsgesprek, notities maken van de afspraken die gemaakt worden tijdens deze gesprekken en (360 graden) feedback vragen aan collega’s en externen. Daarnaast geeft een tool inzicht in je eigen groei en ontwikkeling en in die van je medewerkers. Software zorgt ervoor dat het hele groeiproces een stuk laagdrempeliger wordt en opgedeeld kan worden in kleine stukjes. Daardoor wordt het behapbaarder en kunnen medewerkers makkelijker hun doelen bereiken. 

Waar moet je op letten bij het kiezen van een tooling?

1.

Makkelijk aan te passen

Organisaties zijn continu in beweging. Het is dus fijn wanneer een tool helemaal aangepast kan worden op jouw wensen en behoeften en dat je daar ook zelf aanpassingen in kan doen. Zo ben je niet afhankelijk van anderen en dat bespaart je heel veel tijd en gedoe.

2.

Gebruiksvriendelijkheid

Medewerkers moeten uiteindelijk het meest werken in de tool. Kies daarom voor een tool die voor hen gemaakt is en gebruiksvriendelijk is. Dat maakt het een stuk makkelijker én leuker!

3.

Het gaat om de verandering

Een tool is geen doel op zich. Het is belangrijk dat je op zoek gaat naar een tool die jouw cyclus optimaal ondersteunt in plaats van dat je je cyclus aanpast op je tool. Denk er daarbij ook aan dat een cyclus voor iedere medewerker of medewerkersgroep anders kan zijn. 

Wil je de ontwikkeling van je medewerkers een boost geven?

Neem contact met ons op!

Gratis masterclass

Stap voor stap naar een nieuwe HR-cyclus